Zum Schutz der von solchen Datenverarbeitungen betroffenen Personen verlangt § 14 DSG-EKD von den landeskirchlichen Datenschutzbeauftragten, dass sie sicherstellen, dass die ihrer Zuständigkeit unterliegenden datenverarbeitenden Stellen
- eine Übersicht über die dort eingesetzten Verfahren (Programme) führen
- dass überwacht wird, ob die Verfahren (Programme) ordnungsgemäß angewendet werden.
Es ist Aufgabe der betrieblichen Datenschutzbeauftragten, für ihren Bereich eine Verfahrensübersicht zu erstellen. Dies kann Personen, die selbst gerade erst zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten geschult wurden bzw. die nur ein schmales Zeitkontigent für die Erfüllung ihrer Aufgaben haben nur gelingen, wenn sie auf eine Vorlage zurückgreifen können.
Nach § 21 Abs. 2 muss die Verfahrensübersicht von jeder Person, die ein berechtigtes Interesse hat, eingesehen werden können (sog. Jedermannsverzeichnis). Ein Online-Verfahrensverzeichnis ermöglicht auf besonders einfache Weise, die Einsichtnahme zu gestalten, etwa in dem es generelle Jedemann einsehbar ist oder Interessenten etwa per E-Mail die Zugangsdaten zur Einsichtnahme mitgeteilt werden.
Typische Verfahren (Programme) sind beispielsweise
Der Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte hält für diesen Zweck ein Online-Verfahrensverzeichnis bereit.
Stellen der Landeskirche und Diakonie können dieses Online-Verfahrensverzeichnis mit geringem Aufwand auf eigene Server transferieren oder in einem separaten Verzeichnis auf dem Server des landeskirchlichen Datenschutzbeauftragten belassen. Durch Änderung des Logos und Eintrag der Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten kann mit wenig Aufwand eine Anpassung an das Layout der eigenen Stelle durchgeführt werden.
Das Online-Verfahrensverzeichnis setzt die Angaben des Landesdatenschutzbeauftragten zur Führung eines Verfahrensverzeichnisses um, wie sie auf dessen Homepage veröffentlich sind.
Der Praxisbezug des Online-Verfahrensverzeichnisses und sein Weiterentwicklung wird dadurch gesichert, dass es der Datenschutzbeauftragte der Landeskirche und Diakonie Württemberg in seiner Funktion als betrieblicher Datenschutzbeauftragter des Oberkirchenrats dort ebenfalls eingesetzt.
Zusätzlich zur Entlastung der betrieblichen Datenschutzbeauftragten durch den Rückgriff auf eine Vorlage bewirkt die gemeinsame Anwendung derselben Web-Applikation Synergieeffekte, etwa wenn mehrere Stellen das gleiche Verfahren einsetzen, und gegenseitig Angaben des Verfahrensverzeichnisses übernommen werden können.
Typische Verfahren (Programme) sind beispielsweise
- Informationssysteme mit Daten zu Patienten, Klienten, Rat- und Hilfesuchenden
- Informationssystem mit Daten zu Kindern und deren Eltern in kirchlichen Schulen und Kindertagesstätten
- Personalverwaltungsprogramme,
- Verfahren/Programme, die Ehrenamtliche einsetzen,
- Fundraising-Programme.
- Meldewesen (Gemeindegliederdaten)