Datenschutz ELK-WUE

Der Briefkasten ist die i.d.R. zuerst ins Auge fallende "Visitenkarte" für den Datenschutz einer Stelle. Zumindest muß er ausreichend dimensioniert sein, um auch mehrere Unterlagen im DIN A4 Format problemlos aufzunehmen. Spezielle Klappenmechaniken erschweren, daß durch einfaches Hineingreifen Post entnommen werden kann. Einfachste, an der Außenwand angeschraubte Blechkästen signalisieren, daß es hier wohl nicht so wichtig ist, daß Post (z.B. Datenträger mit Gemeindegliederdaten) den bestimmten Empfänger zuverlässig erreicht. Unzureichend sind auch einfache Einwurfschlitze in Haustüren.

Auf Disketten oder Bändern (z.B. mit Datensicherungen) sind Daten noch ungeschützter als auf der Festplatte eines PC. Sie müssen deshalb besonders sicher weggeschlossen werden. Kleinere Safes sind mittlerweile durchaus erschwinglich und zur Aufbewahrung von Datensicherungen, Datenträgern (Gemeindegliederdaten, automatisierter Zahlungsverkehr, Mikrofiche), Schlüssel (z.B. zu den Patientendaten der Diakoniestation), Carbonbänder für Schreibmaschinen (enthalten leicht lesbar die Korrespondenz) besonders geeignet.

Auch Aktenvernichter, mit denen nicht mehr benötigte Unterlagen sofort und datenschutzgerecht entsorgt werden können, sind mittlerweile preiswert zu bekommen. Wird die Vernichtung größerer Mengen von Altunterlagen kontinuierlich verteilt, können auch diese mit einem Büroreißwolf vernichtet werden.

Diese Geräte sind mittlerweile in vielen Büros Standart und machen besonders deutlich, daß mit Unterlagen datenschutzgerecht umgegangen wird.

Häufig wurden Unterlagen z.B. des Sekretariats in Büromöbeln aufbewahrt, die nur wenig Schutz gegen etwas gewaltsamere Öffnungsversuche bieten oder sich zum Teil überhaupt nicht richtig schließen liesen. Wichtige Unterlagen sollten in Metallschränken oder Metallhängeregistraturen aufbewahrt werden. Auch bei Besuchern hinterläßt es einen besseren Eindruck, wenn erkennbar ist, daß zumindest ein Teil der Unterlagen sicher untergebracht ist. Datenschutz gilt auch stellenintern. So müssen Personalunterlagen von Mitarbeitern so untergebracht sein, daß nur die Personen zugreifen können, die dies aufgrund ihrer Aufgabenstellung benötigen.

Bei Besuchen von Ämtern und Behörden kommt es immer wieder vor, daß man Angelegenheiten anderer Personen beiläufig zur Kenntnis nehmen kann, z.B. durch offen auf dem Schreibtisch liegende Akten des Vorgängers, Übersichten mit Personendaten an der Wand usw. Bei kleinen Verwaltungseinheiten wie Kirchengemeinden kann dies leicht dazu führen, daß Informationen in Umlauf kommen, die die Betroffenen auf einen kleinen Kreis beschränkt wissen wollen. Dies kann Anlaß zu Mißtrauen gegenüber kirchlichen Stellen geben. Besucher dürfen auch nicht in Räumen mit leicht zugänglichen personenbezogenen Daten alleingelassen werden.

Anmeldungsunterlagen von Kindergartenkindern wurden gelegentlich in unverschlossenen Karteikästen in leicht zugänglichen Nebenräumen aufbewahrt. Dabei enthalten diese Unterlagen oft eine Fülle zum Teil sensibler Angaben, z.B. zu bestimmten Erkrankungen, und diese nicht nur zum Kindergartenkind, sondern oft auch zu Geschwistern oder Eltern. Diese Daten müssen auch in den Ferienzeiten geschützt bleiben, vor allem, wenn diese Zeit zu Renovierungsmaßnahmen o.ä. genutzt wird und Außenstehende freien Zugang zu den Räumen haben.

Häufig melden Eltern ihre Kinder bei mehreren Kindergärten an, in der Meinung, die Chancen auf einen Kindergartenplatz zu erhöhen. Die Kindergartenleitungen wiederum tauschen, um Mehrfachbelegungen zu vermeiden, Informationen über die Anmeldungen untereinander aus. In diesen Informationsaustausch sind z.T. auch Kindergärten anderer Konfessionen und solche der bürgerlichen Gemeinden einbezogen. Über diesen Sachverhalt müssen die Eltern bei der Anmeldung informiert werden, auch darüber, welche Informationen übermittelt werden. Beispielsweise könnte das Anmeldeformular einen entsprechenden Hinweis enthalten.