Datenschutz ELK-WUE

Maßgebend ist das Ende 1991 allen Pfarr- und Dekanatämtern zugegangene "Merkblatt über Aufbewahrungsfristen von Akten, Druckwerken und sonstigen Veröffentlichungen". Ferner ist im Landeskirchlichen Archiv derzeit eine Neufassung des Aktenplans in Arbeit, die bei einzelnen Aktenzeichen ebenfalls Kassationshinweise enthalten wird. Darüber hinaus sei auf entsprechende Versammlungen der Pfarrer/innen und Pfarramtssekretärinnen auf Bezirksebene verwiesen, wo der Umgang mit Archivgut und auch die Kassation besonders besprochen werden (siehe auch Aufbewahrungsfristen).

Viele Diakoniestationen haben sich in letzter Zeit zusammengeschlossen oder sonstige organisatorische Veränderungen erfahren. Die Zuständigkeit für Altakten ehemaliger oder bestehender Krankenpflegevereine blieb dabei u.U. ungeregelt. Werden diese Unterlagen zunächst vergessen und dann von unkundigen Personen nicht datenschutzgerecht entsorgt, besteht das Risiko eines ernsten Datenschutzverstoßes. Insbesondere muß das Einhalten der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gewährleistet und die Methode der Vernichtung fälliger Unterlagen festgelegt sein.

Fehlte ein Reißwolf, wurden zur Vernichtung bestimmte Unterlagen häufig ungeschützt auf einem Regal oder in einer Ablage angesammelt. Meist sind jedoch Schriftstücke mit personenbezogenen Angaben dabei, der Schutz vor unbefugter Kenntnisnahme muß deshalb bis zur tatsächlichen Vernichtung aufrechterhalten werden, z.B. indem ein verschließbarer Behälter benutzt wird. Mit Hilfe eines Reißwolfs ließen sich sensiblere Unterlagen oder solche mit Personenbezug sofort vernichten.

Wird eine Firma mit der Vernichtung von Altakten beauftragt, muß überprüft werden, ob diese ihre Tätigkeit bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Innenministerium) gemeldet hat und ob die Vernichtung den bestehenden DIN-Vorschriften genügt. Seriöse Firmen stellen auf Anfrage entsprechende Angaben zur Verfügung.